Para alcançar os objetivos é necessário, além de muito foco, uma boa gestão – seja de tempo, de crises ou de prioridades. Você sabe o que é a ferramenta 5W2H?
Existem várias ferramentas disponíveis no mercado para gestão de projetos e a 5W2H é uma das mais usadas.
Se você está todo empolgado com seu novo projeto, veja como essa ferramenta pode auxiliá-lo a conquistar seus objetivos.
Descubra, nesta postagem, o que é 5W2H e todas as suas vantagens.
O que você vai ler nesse artigo?
O que é a ferramenta 5W2H?
É uma ferramenta que auxilia no processo de gestão de projetos, visando tirar todas as dúvidas para concluí-lo.
O nome, apesar de estranho, corresponde às iniciais (em inglês) de um checklist para a realização do um projeto.
Cada letra simboliza perguntas que devem ser respondidas para que ao longo do processo não surjam dúvidas.
Mas, afinal, o que é 5W2H?
Você sabe o que significa 5W2H, isto é, quais perguntas são simbolizadas pelas letras?
5W
- What? (como o projeto vai ser realizado?);
- Why? (Por que será feito? / Qual a justificativa? Quais os objetivos?);
- Where? (Onde?);
- When? (Quando? / Qual a data limite?);
- Who? (Por quem? / Quem será o responsável?).
2H
- How? (como será feito?);
- How much? (quanto vai custar?).
A ferramenta circula as sete perguntas essenciais que devem ser respondidas da forma mais sincera possível.
Afinal, são elas que vão nortear a execução das tarefas até chegar ao objetivo final.
Como utilizar o 5W2H?
Agora que você sabe o que é a ferramenta 5W2H, é hora de aprender a usar.
Para utilizar essa ferramenta é necessário ter uma estratégia estruturada, pois para colocá-la em prática as questões devem ser respondidas.
Mas não pense que por serem apenas setes questões você não vai precisar dedicação para respondê-las.
Separe um tempo para pensar em como as respostas afetarão o processo, pois elas serão base para tirar o seu projeto do papel.
Geralmente as perguntas e respostas ficam concentradas em uma planilha, que pode ser configurada da forma que ficar mais fácil para você e sua equipe visualizarem.
Ao responder as questões, pense nos problemas que o projeto enfrentará e certifique-se que está focando realmente nas dificuldades e não nos efeitos que elas terão.
Além disso, é necessário pensar se a prática trará consequências negativas para os resultados.
Caso exista essa possibilidade, é fundamental pensar em ações para contornar essas situações.
E, por fim, não se prenda a apenas uma forma de solucionar seu problema.
Qual o melhor momento para aplicar a ferramenta 5W2H?
Não existe um momento certo para usá-la.
Se você está planejando abrir uma empresa, lançar um novo produto, organizar uma viagem ou mesmo se preparar para um investimento em longo prazo, o 5W2H pode ser utilizado.
Portanto, para tudo que engloba planejamento e criação de estratégia a ferramenta pode ser utilizada.
Por se tratar de uma ferramenta de fácil aplicação, os benefícios são vários:
- Maior agilidade;
- Maior controle das atividades;
- Aumento da produtividade;
- Acesso rápido às informações;
- Aumento da eficiência dos processos;
- Melhora na qualidade da entrega de serviços e produtos;
- Rapidez na tomada de decisão; etc.
Portanto, a ferramenta 5W2H é ótima para quem precisa de uma precisão do que será realizado para medir os esforços, prever problemas futuros e alcançar os objetivos.
Agora que você já sabe o que é a ferramenta 5W2H e como usá-la, que tal colocaR em prática para ter melhores resultados?
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