Dentro da sua empresa, o controle das contratações e demissões já é feito sempre, pois você entende que essa informação é muito importante, certo? Da mesma forma, uma das formas de entender a situação econômica e social do país é observar os dados de emprego e desemprego da população atual. O Ministério do Trabalho e Emprego deve controlar esses dados com cautela e constantes atualizações e é aí que entra o CAGED.
As empresas são responsáveis por informar sempre que contratam alguém novo para compor o quadro de funcionários ou quando acontece alguma demissão, seja por decisão da empresa ou do próprio funcionário. Entenda quais são as obrigações do empregador e como funciona essa atualização de dados com o post completo.
O que você vai ler nesse artigo?
O que é CAGED
Essa é a sigla para Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). Trata-se de um sistema que foi criado em 1965 e reúne os registros de contratação e demissão em regime CLT.
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A atualização das informações é de responsabilidade do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e, embora muitas empresas não tenham conhecimento deste ponto, toda e qualquer contratação ou demissão deve ser informada ao MTE para atualização dos dados do CAGED.
Para que serve o CAGED
O cadastro geral serve como base de pesquisa e estudos para o próprios governo em relação aos dados de emprego e desemprego no Brasil e é extremamente importante para entender a situação do país.
É também através desse relatório que projetos e incentivos relacionados ao mercado de trabalho podem ser criados pelo Ministério do Trabalho e Emprego e depois órgãos relacionados, como o Programa de Seguro-Desemprego.
A atualização dos dados está diretamente relacionada com a base de dados desse programa e o trabalhador só consegue ter acesso a esses benefícios depois que o CAGED está atualizado com o desligamento do último trabalho com carteira assinada.
Como atualizar as informações junto ao MTE
As novas informações sobre o quadro de funcionários devem ser repassadas ao Ministério do Trabalho e Emprego através do sistema digital disponibilizado no site do órgão. Ali estarão todos os dados que devem ser preenchidos e atualizados para gerar o CAGED.
Para empresas com mais de 20 funcionários o processo é um pouco diferente. Para a declaração, é necessário emitir um certificado digital, também pelo sistema, para posteriormente atualizar os dados. Empresas menores, com menos de 20 funcionários não são obrigadas a emitir o certificado digital, porém este documento é recomendado mesmo assim, uma vez que garante segurança e integridade das informações relacionadas à empresa.
No site do MTE também estão as informações para quem tem dúvidas em relação aos prazos e condições das atualizações.
Gerando a folha atualizada no Portal CAGED
Antes de subir o arquivo para o Portal CAGED é preciso gerar o arquivo da folha de funcionários. Para isso:
- No menu “Arquivos” da página “Folha”, selecione a opção CAGED;
- Marque “Todas as empresas com movimentações”;
- Selecione “Caged do mês” ou “Caged do dia” , dependendo do que precisa ser atualizado. O CAGED do mês deve ser selecionado para atualizar admissões em que os novos funcionários não estão recebendo o Seguro Desemprego. Se o novo contratado estiver recebendo Seguro Desemprego, a atualização deve ser do CAGED do dia;
- Informe o mês ou dia de contratação;
- Clique em gerar arquivo e salve-o em um local visível do seu computador.
Com esse arquivo pronto, o próximo passo é transmitir o arquivo atualizado para o portal.
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Como transmitir CAGED passo a passo
É muito simples transmitir o arquivo para o Portal CAGED:
- Acesse o portal e selecione “Analisar Caged”, no menu à esquerda;
- Selecione “Analisar declaração”. Como já foi comentado, para empresas com mais de 20 funcionários, é obrigatório a opção “Analisar declaração com certificado”;
- Clique no botão “Escolher arquivo”;
- Selecione o arquivo importado da “Folha”, feito nas instruções anteriores e envie clicando em “Analisar”;
- Se não houver nenhum erro, o sistema irá gerar um arquivo de recibo, que deve ser impresso e arquivado.
Para as atualizações também pode ser usado o Aplicativo do CAGED Informatizado, conhecido como ACI.
Prazos e multas
O CAGED pode ser enviado para atualização até o dia 7 do mês seguinte às contratações e demissões realizadas e não entregar dentro desse prazo pode acarretar em multas para a empresa ou contribuinte.
O valor da multa depende da data de atualização das informações posterior ao atraso. Para até 30 dias, a multa é de R$ 4,47 por funcionário, de 31 a 60 dias o valor passa para R$ 6,70 por pessoa e a multa para atualizações acima de 60 dias é de R$ 13,40 por colaborador da empresa, de acordo com os valores atuais na página do Ministério do Trabalho e Emprego.
Preste atenção para manter todas as informações relacionadas a contratações da sua empresa atualizadas, para não ter problemas como multas.
Esse tipo de serviço também pode ser realizado por um contador ou escritório de contabilidade de sua confiança. Como esse tipo de prestador de serviços já está acostumado com esses processos, pode ser uma vantagem contar com esse auxílio também para a atualização do CAGED.
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