Vários itens podem colocar a qualidade de um evento em risco. No entanto, a organização com toda a certeza é a área que merece uma atenção redobrada. Afinal de contas, é sobre a organização do evento que se constrói todas as outras tarefas.
Se você pretende iniciar o planejamento de um evento em breve então esse texto é fundamental para você. Conheça abaixo as ferramentas para organização de eventos que vão facilitar a sua vida!
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Atualmente todos utilizamos ferramentas digitais que nos ajudam a planejar o nosso dia a dia e otimizar o tempo. Como não poderia deixar de ser, essas ferramentas podem também nos auxiliar em assuntos profissionais, como o planejamento de um evento.
O que você vai ler nesse artigo?
As ferramentas mais utilizadas e com melhor aproveitamento são:
Evento oficial no Facebook
Basta entrar no Facebook por 5 minutos para ser impactado por algum tipo por um evento, seja como convidado ou visualizando o interesse de seus amigos. Então sim, pode anotar os eventos oficiais do Facebook como umas das ferramentas para organização de eventos que mais auxiliam os organizadores.
Para aqueles que ainda são céticos a respeito do Facebook, é importante dizer que ele oferece sim, inúmeras vantagens, como:
- Número aproximado do total de participantes;
- Local;
- Data e horário;
- Endereço pelo Google Maps;
- Espaço para diálogo entre participantes;
- Lembretes;
- Atualizações.
Também é possível promovê-los, além de possuir maior probabilidade de surgirem nas buscas, atualizações e timeline das pessoas.
Evernote
Evernote é sem sombra de dúvida uma das ferramentas para organização de eventos favorita dos gestores. Isso ocorre devido ao aplicativo contar com excelentes opções que facilitam e muita a organização. Algumas são: montar lista de atrações, coletar conteúdo ou qualquer informação importantes e compartilhar arquivos com outros usuários.
Essas funções permitem que seja facilitada a delegação de funções e também o controle de acesso sobre as informações. Além disso o Evernote é compatível com a maioria dos sistemas operacionais dos smartphones.
Super Planner
Menos popular que o Evernote, igualmente útil. O Super Planner reúne em um só lugar diversas funções que prometem fazer o seu planejamento decolar de maneira facilitada.
O SP possui até mesmo a função de cálculo de capacidade. Isto é, ele auxilia nas tomadas de decisões na hora de escolher o local ideal para a realização do evento.
Por exemplo, a ferramenta calcula a configuração de assentos de locais, como: teatro, conferência e exibição. Além de calcular a quantidade necessária de comida e bebida de acordo com o número de participantes.
Email Marketing
Muito mais que uma maneira de divulgar o evento, o email marketing também pode ser considerado parte das ferramentas para organização de eventos. Dessa forma, é importante conhecer tudo o que pode ser aproveitado com essa ferramenta.
Todo os profissionais têm email e todos necessitam estar sempre de olho em suas caixas de entrada. Apenas com esse fator já poderíamos defender o uso de email marketing como uma ferramenta propícia. No entanto, ele ainda conta com os benefícios de permitir uma maior chance de relacionamento individual com cada participante, impulsionamento de resultados, agrupamento de dados e elevação na audiência.
Evidentemente há eventos que não se encaixam nessa estratégia de divulgação e fica a critério dos idealizadores adequar a estratégia ao evento.
Caso opte por não utilizar o email marketing como maneira de organização é possível utilizá-lo ainda no pós evento. Não, não estamos falando dos famosos afters, e sim sobre o agradecimento da participação no evento. Muitas vezes o agradecimento pode acompanhar também o certificado de participação, se for o caso. Você pode inclusive continuar se relacionando com a base depois do evento, oferecendo conteúdos relevantes e de acordo com os interesses dos participantes.
Eventbrite
Ter todas as etapas do planejamento do seu evento em um só lugar, de maneira online, já é uma realidade. O Eventbrite possui lista de convidados, acompanha o progresso das tarefas criadas em tempo real, possui opções de pagamento e atendimento integrado.
Conta ainda com uma versão app para celulares, permitindo mobilidade aos organizadores e check-in para os participantes na porta do evento. Os organizadores ainda podem usufruir do acesso em tempo real dos relatórios produzidos.
Todoist
Muitas pessoas conhecem o Todoist como um simples gerenciador de listas de tarefas. Na verdade ele também pode ser incluído nas ferramentas para organização de eventos. Afinal de contas, ele é um aplicativo online com design simples e sem distrações, o que ajuda muito na otimização do tempo, já que retém a atenção do planejador.
Além da facilidade na interface, possui:
- Sincronização em tempo real;
- Definição de tarefas;
- Acessibilidade nas listas criadas;
- Delegação de tarefas;
- Definição de cada passo a ser concluído antes da iniciação de outra tarefa.
mobLee
Conferiu todas as ferramentas para organização de eventos e nenhuma se adequou aos seus planos? Bom, então crie a sua própria ferramenta!
Essa é a proposta do mobLee. É possível escolher o plano que melhor se adequa aos seus objetivos e expectativas. Basta inserir os dados solicitados, aguardar a aprovação e então seu aplicativo estará no ar.
Com essa opção é possível dar um ar mais sério ao seu evento, seus parceiros, participantes e patrocinadores com toda a certeza entenderão que o planejamento será bem executado, já que há preocupação com a melhoria dos processos e até mesmo mínimos detalhes.
Além disso, os possíveis expositores possuem a chance de criar novas oportunidades de ganhos com inovações proporcionadas pelo aplicativo. Um bom exemplo é o leitor de contatos, que permite aos expositores a realizarem a leitura de credenciais dos participantes, gerando métricas de desempenho em tempo real.
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Essas foram as nossas sugestões de ferramentas para organização de eventos. Se estiver com alguma dúvida basta deixar seu comentário abaixo e nós ajudaremos você a escolher a mais adequada!
