Que o tempo é um dos bens mais preciosos que possuímos, isso todo mundo sabe. Mas como, em 24h, uns conseguem ser mais produtivos que outros? Aí que está a grande questão!
Embora não exista uma resposta definitiva para esse questionamento, um indício são as escolhas. Ou seja, como e com o que cada indivíduo decide investir cada minuto do seu dia.
Neste sentido, a palavra gerenciamento de tempo tem ganho cada vez mais destaque no vocabulário empresarial. Afinal, através de metodologias e planejamento torna-se possível otimizar o tempo e qualidade das atividades. Assim, fica até mais fácil conciliar o trabalho com família, lazer e saúde.
Dentre as mais variadas técnicas para gerenciamento de tempo, uma que mais tem se destacado é o timeboxing. Metodologia ideal para você que:
- Está deixando de sair com amigos e familiares por conta do trabalho;
- Não consegue entregar uma tarefa até que esteja tudo absolutamente perfeito;
- Experimentou diversas técnicas e não teve resultado.
Pensando neste perfil de profissional desenvolvemos este artigo para você aprender a gerenciar seu tempo com o timeboxing! Confira:
O que você vai ler nesse artigo?
O que é timeboxing?
Muito parecido com a técnica Pomodoro, o timeboxing separa um número de minutos ou horas para executar a tarefa. Em tradução livre do inglês, seria algo como “encaixotamento de tempo”. Dessa forma, é possível separar uma quantidade de tempo para executar cada tarefa ou um lote de atividades ao longo do dia.
A ideia é fazer uso somente das horas “programadas” para começar e terminar os trabalhos. Perceba que essa metodologia propõe uma inversão dos valores. Usualmente trabalhamos numa tarefa até que ela esteja completa, independente do tempo investido. Com o timeboxing você estipulará o tempo de trabalho.
Aqui o foco é o tempo disponível para realização da tarefa, não a tarefa em si.
Agora que você já sabe o que é essa ferramenta de gerenciamento do tempo, vamos ensinar como usá-la. Veja mais:
Como usar o timeboxing?
Para começar é necessário desmistificar o pensamento de que gerenciar o tempo é complicado. Na verdade, com o timeboxing é justamente o contrário. Então vamos lá!
- Faça uma lista de atividades para o dia ou para a semana;
- Estipule quanto de tempo poderá ser investido em cada atividade, ou lote de atividade. (Não esqueça de estipular tempo para pausas e interrupções que podem vir a acontecer);
- Logo ao dar início na tarefa, também de play no timer para ser avisado de que o timebox daquela atividade acabou e é necessário começar outra ou dar uma pausa para o café.
Ao final do dia é interessante avaliar: foi ou não possível terminar as tarefas? O tempo imaginado de execução foi o ideal? Somente dessa forma será possível estipular quantidades de tempo mais condizentes com a realidade sem temer a deadline.
Leia mais sobre como aumentar a produtividade: Checklist: organize suas tarefas e aumente a produtividade
Pontos positivos
Fazer uso do timeboxing para ajudar no gerenciamento das atividades proporciona uma série de benefícios, como:
- Organização: através do timebox, é possível ter uma visão micro em relação ao tempo investido a curto prazo para a execução das atividades. E macro para compreender quando poderá receber novas demandas. Dessa forma, você poderá planejar as horas disponíveis;
- Foco: quando você impõe limite de tempo, significa que não pode perder nenhum segundo com distrações. Essa pode ser uma forma de aumentar a produtividade e atenção ao trabalho;
- Indecisão: o timebox não deixa espaço para indecisão, pois devido ao seu limite de tempo é necessário voltar seus esforços à realização da atividade. Tornando-se ideal para aqueles com dificuldades em tomar decisões;
- Rapidez na entrega: com o time boxing é possível se organizar para entregar as tarefas grandes de forma mais rápida. Você pode destinar um período maior de tempo para se dedicar a apenas essas atividade. Algo que garante maior foco e entrega de resultados.
- Motivação: provavelmente você já deve ter experimentado a sensação de abrir a lista de tarefas no meio da tarde e estar e não ter realizado nada. Um momento desmotivador. Com o timebox, a cada bloco de hora você terá uma nova atividade realizada, proporcionando maior motivação para o restante do dia.
Pontos negativos
- Criatividade: limitar tempo também pode significar limitar a criatividade. Um vez que você terá que apressar a execução da atividade para “caber” dentro do tempo estipulado. Essa é uma estratégia que pode ser negativa para a qualidade do trabalho;
- Silêncio: apesar de estimar no seu tempo as possíveis interrupções, se o seu ambiente de trabalho não for calmo, lutar contra o tempo não representa uma solução. Afinal, interrupções podem atrapalhar o trabalho;
- Quebra de produtividade: em alguns momentos estamos tão focados que chegamos a um alto nível de produtividade em um determinada tarefa. Isso pode acontecer quando o timebox está próximo do fim. Neste caso, é um erro parar e partir para a próxima atividade;
- Necessidade de organização: o timebox requer organização e autonomia para acompanhar a evolução do tempo investido em cada atividade. Portanto, se você falha nesses requisitos, talvez o timebox não seja a melhor opção.
Nesse caso, você também poderá apostar em outra metodologia para gestão do tempo como o pomodoro. Veja mais sobre ela:
Pomodoro
Essa técnica de gestão do tempo propõe que o trabalho seja divido em blocos de tempo. De acordo com o criador Francesco Cirillo, essa é uma forma de estimular o cérebro a se manter focado durante a atividade. O período de trabalho estipulado pelo autor como ideal é de 25 minutos. Funciona de forma bem parecida que o timeboxing, veja:
- Faça uma lista de tarefas;
- Configure um timer para 25min;
- Comece a trabalhar em uma das atividades;
- Quando o despertador tocar, ao invés de ir para uma próxima atividade como no timeboxing, você deve fazer uma pausa de 5min;
- Bônus: A cada 4 tempos de 25 minutos é indicado fazer uma pausa de 30 minutos antes de voltar ao trabalho.
Leia mais sobre o assunto: Melhore a produtividade aplicando o método gtd em seu dia a dia
Agora que você já sabe fazer o gerenciamento do seu tempo através do timeboxing, que tal aplicar essa metodologia no seu dia a dia? Conte para nós como foi!
