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Checklist: organize suas tarefas e aumente a produtividade

Já teve aquela sensação de ter tanta coisa para fazer e que não sabe nem por onde começar? Ou de esquecer de realizar uma tarefa e se lembrar apenas em cima da hora ou com uma cobrança de outra pessoa? Manter um checklist dos seus afazeres te possibilita ter uma visão do todo. Além de garantir que você não se esqueça de nada.

Nosso dia a dia é corrido, com muitas atividades profissionais e pessoais e confiar sempre na memória pode ser arriscado. Entenda como funciona essa prática de listar o que precisa ser feito e como ela pode te ajudar na prática.

 

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Entenda qual formato de checklist funciona melhor para você

O exercício do checklist é muito simples. O conceito está em colocar no papel – ou no celular, ou no computador – uma lista dos afazeres e ir marcando os que forem completados.

Há quem ainda prefira organizar tudo na caneta e papel, usando agendas, planners e organizadores de tarefas criados especialmente com esse propósito. Mas hoje a tecnologia nos oferece uma série de recursos para fazermos o checklist de forma virtual e sincronizada em todos os dispositivos que usamos. Esse formato pode ser bastante interessante e seguro.

Você pode usar uma ferramenta para as demandas corporativas e de trabalho e outra para afazeres pessoais, se preferir separar dessa forma.

Atribua prioridade às tarefas

Pronto, agora você já começou a fazer um checklist de tudo o que precisa ser feito. Mas apenas essa etapa não é suficiente, principalmente se houverem muitas demandas para serem concluídas.

É importante o que você consiga separar as tarefas, determinando o que é mais urgente. Essa é uma forma de evitar falhas e se atentar aos prazos.

Logo pela manhã, veja as anotações que você já fez, inclua o planejamento para o dia e defina quais são as prioridades. Você tem que contar que às vezes nem tudo que você planejou será concretizado naquele dia. Demandas novas e interrupções podem aparecer, é normal.

Volte ao checklist sempre que sentir necessidade ou quando completar uma tarefa e for iniciar outra. No fim do expediente, dê mais uma conferida e já programe algumas demandas para o próximo dia.

Leia também: gestão de tempo: aumente a produtividade para mais resultados.

É fundamental incluir novas tarefas no seu checklist assim que elas forem solicitadas, para que você não as esqueça. E aqui uma dica de ouro: se a nova demanda for simples e demorar menos de dois minutos para ser realizada, faça na hora! Assim você já risca da lista essa tarefa e não adiciona mais itens ao seu checklist.

Divida tarefas mais complexas em passos

Vamos imaginar que alguma demanda do seu checklist vai despender mais tempo e esforço. Isso pode acontecer com um projeto com vários passos, por exemplo, ou que dependa de retornos de outras pessoas para ser finalizado ou passar para a próxima etapa.

Dividir esse tipo de tarefa em um passo a passo ajuda organizar e não esquecer de nenhuma etapa que precisa ser realizada. Isso também vai te ajudar a se sentir menos estressado ou pressionado para desenvolver uma demanda mais complexa.

O checklist é uma forma simples de manter a organização, de não deixar de entregar nenhuma atividade e de aumentar a sua produtividade. Além disso, essa prática melhora a eficiência, proporciona mais segurança e agilidade e exercita o foco. Implemente essa ferramenta simples no seu dia a dia!

 

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