Gestão de tempo: aprenda a otimizar suas tarefas, aumentar a produtividade e conquistar mais resultados

Gestão de tempo: aumente a produtividade para mais resultados

A gestão de tempo de cada funcionário de todas as equipes é fundamental para fazer garantir a produtividade da empresa. No mundo corporativo existe uma busca constante por resultados, metas e prazos de entrega. Com os avanços tecnológicos e a competitividade no mercado as exigências só aumentam. O problema é que parece faltar tempo para desempenhar tantas atividades.

Você já desejou ter mais horas no seu dia para conseguir trabalhar mais e entregar resultados? Já sentiu que não consegue atender as demandas diárias? Acredita que a sua equipe pode render mais? Se você se identificou com estas perguntas, o problema pode estar sua gestão de tempo. Os profissionais que sabem otimizar tarefas conseguem enfrentar melhor o inesperado e solucionar problemas com mais assertividade.

O primeiro passo é investigar quais os ladrões de tempo que estão afetando o desempenho dentro da sua empresa. Vamos citar algumas atitudes que podem estar comprometendo a execução de atividades importantes e interferindo em melhores resultados.

A gestão de tempo começa definindo prioridades

Existe uma palavra que é o pesadelo para quem trabalha com prazos: procrastinação. Um dos erros mais comuns é adiar tarefas, principalmente as que consideramos mais difíceis ou as que exigem mais tempo e muita concentração. O ato de procrastinar é algo corriqueiro no dia a dia de qualquer pessoa. Normalmente deixamos para realizar uma atividade quando já está próximo ao prazo de entrega. É um hábito do ser humano, que busca sempre por recompensas imediatas.

Por isso é preciso fugir desse ciclo vicioso. Mesmo que pareça difícil, não deixe para depois, comece logo. Assim que você concluir, seu cérebro irá liberar endorfina, esta substância é responsável por gerar sensação de bem estar e de plenitude. Ou seja, você ficará mais aliviado, com mais energia e, acredite: mais motivado para começar a próxima atividade.

Outro erro que cometemos em nossa gestão de tempo é executar tarefas e não separá-las por ordem de relevância. É necessário estabelecer uma diferença entre urgente, importante e circunstancial. Por exemplo, se você está no seu ambiente de trabalho é mais correto dar atenção para uma tarefa considerada urgente. Um relatório que já está atrasado, uma planilha que deve ser entregue ao final do dia ou um trabalho exigido pelo seu superior. Parece óbvio né? Quando não fazemos a gestão de tempo e gastamos energia desnecessária para desempenhar obrigações com menor grau de relevância. Pensar estrategicamente e estabelecer prioridades é uma maneira de evitar a perda de prazos e como consequência prejuízos financeiros.

Incentive a autonomia de seus colaboradores

Um dos problemas enfrentados por gestores é o acúmulo de várias atividades. A insegurança de abrir mão do controle de decisões da empresa podem atrapalhar a sua produtividade. Muitos não conseguem delegar de maneira correta por medo de que seu colaborador não realize o trabalho de forma eficaz. E assim, acabam estafados, estressados e sem o resultado necessário. Um bom líder acredita na capacidade da sua equipe, treina seus colaboradores e deixa que eles tenham autonomia no ambiente de trabalho. Você, mais do que ninguém, conhece os funcionários de sua empresa, e por isso, deve desafia-lós com novos projetos e funções.

Imagine quantas ideias novas podem surgir? Uma vez que eles sentem que estão no controle, podem ajudá-lo a criar novas estratégias e propor soluções diferentes. Lembre-se que os seus colaboradores conhecem a dinâmica da corporação.

Veja também: treinamento e desenvolvimento de pessoas.

Faça a gestão do tempo para cada tarefa

Na contramão do que muitos chefes pensam, produtividade não está relacionada a quantidade de horas que o colaborador passa na frente do computador. Você quer que seu funcionário realize mais tarefas ao longo do dia? Deixe que ele tenha um tempo para tomar um cafezinho, esticar os braços e dar uma pausa. Isso faz com que o o cérebro oxigene, melhorando a atenção e a energia que ele vai dispender no trabalho. O nosso nível de concentração dura cerca de 90 minutos, após disso é preciso uma pausa. Ou seja, o fato do seu colaborador estar sentado na frente do computador por horas, não significa que ele está produzindo mais.

Outra ideia que é disseminada de maneira errada é quanto à capacidade de realizar atividades simultâneas. Responder vários emails enquanto navega na internet, conclui um relatório, lê um texto e ainda conversa com um colega de trabalho. Essa não é uma boa alternativa para gestão de tempo. No dia a dia estamos constantemente correndo contra o relógio. Por isso temos o hábito de desempenhar diversas tarefas num mesmo momento. É melhor dedicar força criativa e disposição para uma tarefa de cada vez. Você pode trabalhar isso através do mindfulness.

Veja também: o que é mindfulness? Entenda hoje as suas práticas e benefícios.

Priorize por ferramentas adequadas para o treinamento dos seus colaboradores.

Utilize ferramentas, softwares e aplicativos para auxiliar na qualidade de seus negócios e impulsionar seus colaboradores. Quer mais produtividade no ambiente de trabalho? Ofereça treinamento, soluções informatizadas, conteúdos padronizados e que estejam de acordo com a necessidade da empresa para evitar o retrabalho. Crie um planejamento e um cronograma com data para começar e para terminar a capacitação de seus colaboradores. Desta forma será possível acompanhar o desempenho e a produtividade de cada um deles. Isso evita que trabalhos atrasados comprometam o desempenho de sua equipe.

Muitas vezes o gestor acaba assumindo várias responsabilidades operacionais e fica sobrecarregado. É comum que com isso ele não consiga dispor de tempo hábil para efetuar um bom treinamento. Uma boa saída é optar por uma plataforma ead para disponibilizar diferentes cursos aos seus colaboradores. A gestão do conhecimento é importante para manter o saber dentro da sua empresa.

É possível otimizar tempo ao ofertar treinamentos fazendo uso de uma ferramenta de ensino a distância. Seu funcionário poderá aproveitar o smartphone ou um tablet para acessar os conteúdos e ainda terá a facilidade de realizar as atividades em qualquer lugar e com mais recursos disponíveis caso surja alguma dúvida. Desta maneira, é possível reduzir o gasto de tempo com longas reuniões, com informações burocráticas e cansativas. Outra ideia é criar grupos de discussões, pesquisas e o levantamento de opiniões para saber quais os principais gargalos de tempo que dificultam a execução de uma determinada tarefa.

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