gerenciamento das partes interessadas

Como fazer o gerenciamento das partes interessadas em um projeto ou negócio

Quando criamos um novo projeto e até mesmo quando se inicia um novo negócio é natural e até mesmo esperado que seja necessária a comunicação com diversas áreas. Dentre os diversos envolvidos no início, meio e fim dos processos é natural que você se perca na quantidade de tarefas que deve realizar. Uma boa tática que você deve tomar por aliado é o gerenciamento das partes interessadas.

Ficou interessado? Então continue sua leitura e se torne um verdadeiro especialista quando o assunto é gerenciamento das partes interessadas!

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gerenciamento das partes interessadas

O que é gerenciamento das partes interessadas?

Para saber como funciona o gerenciamento de pessoas é necessário entender o que isso significa no mundo corporativo.

Também sendo chamado de gerenciamento de stakeholders, essa área de conhecimento tem por principal objetivo identificar, planejar, engajar, gerenciar, monitorar e analisar as partes interessadas a fim de melhorias nos processos e na comunicação entre esses.

Stakeholders

Quando mencionamos o gerenciamento de pessoas é comum que surjam por diversas vezes a palavra stakeholders. Pra que você não se sinta confuso ou despreparado é bom estar informado sobre o significado dessa palavra.

Bom, stakeholder em tradução livre significa parte interessada. Sendo essas partes envolvidas em determinadas atividades de uma empresa.

Stakeholders estão em todas as organizações, até mesmo uma microempresa como uma quitanda de bairro, por exemplo.

Como funciona o gerenciamento das partes interessadas?

Por se tratar de um conhecimento que deve ser aplicados a diferentes perfis e etapas o gerenciamento das partes interessadas envolve várias fases.

Logo abaixo você pode encontrar quais são as fases e como elas ocorrem.

Primeira fase: Identifique as partes interessadas

Como explicado anteriormente os stakeholders são todas as partes interessadas nos processos que sua organização oferece. Então todas as pessoas que podem ser afetadas pelo projeto e serão impactadas de alguma forma pela suas ações são partes interessadas.

Se o gestor não souber identificar corretamente as partes interessadas, e não escutar suas dores de forma realmente efetiva logo no início, as demais fases do gerenciamento serão comprometidas e consequentemente falharão.

Por esta razão, o profissional da área deve ser capaz de identificar com clareza e comprometimento todas as partes envolvidas. Ainda é necessário estar completamente correto em relação aos números levantados, pois um levantamento mal feito pode ignorar pessoas importantes no projeto e novamente prejudicar os objetivos.

Conecte as partes interessadas, elevando seus pontos positivos e amenizando os pontos negativos, fazendo com que os resultados entregues sejam cada dia mais benéficos.

Segunda fase: Planeje o engajamento

Depois do recolhimento das informações é preciso que o responsável pelo gerenciamento das partes interessadas analise e documente todas as informações. Lembre-se que este processo deve ser recorrente em todas as etapas, não apenas no seu início.

É importante que seja realizado o planejamento do engajamento para desenvolver as estratégia para quebrar as resistências das partes interessadas e garantir o engajamento no projeto.

O ponto mais importante durante este planejamento é reconhecer qual estratégia mais se encaixa nos perfis das partes interessadas mais importantes. E será capaz de quebrar a resistência inicial, fazendo-os dedicarem-se ao projeto.

O tipo de estratégia, pode variar de acordo com:

Fatores ambientais na empresa

Cada empresa possui seu próprio ambiente empresarial. Em instituições em que a cultura de competição se sobressai – pois os colaboradores recebem um bônus – a motivação das metas são tão importantes que se tornam um indicador.

Característica da parte interessada

Quando lidamos com pessoas todo o cuidado é pouco. É necessário estar atento às particularidades dos indivíduos. Por exemplo, uma pessoa que se sente intimidada facilmente não responderá tão bem com uma estratégia que parece mais uma ordem do que um pedido.

Expectativas

A questão da qualidade está intimamente ligada a expectativa. Acontece que quando você cria uma expectativa muito alta, por mais que seu projeto seja bom e suas soluções adequadas, a qualidade irá parecer inferior. Isso porque a expectativa foi muito alta.

O mesmo acontece de forma contrária, se a expectativa criada for incrivelmente baixa e sua ideia mediana, ela irá parecer melhor pelo simples fato de não ter sido gerada uma grande expectativa.

Por esta razão é necessário conversar com as partes interessadas sobre expectativas, entender como está a mente do seu stakeholder em questão ao seu projeto. Caso ela esteja muito alta, é preciso ter uma conversa que leve para ele um pouco mais de realidade.

Tome cuidado para não desiludi-lo, caso isso aconteça ele pode até mesmo romper a parceria com a sua empresa.

Terceira fase: Gerencie o engajamento

Agora que o engajamento já é uma realidade, é preciso saber administrá-lo. O gerenciamento do engajamento é a etapa responsável pelo processo de comunicação e interação entre as partes interessadas, visando atender as necessidades e expectativa conforme elas ocorrem.

Como já mencionado, a expectativa é de extrema importância. E com isso deve ser constantemente gerenciada, pois:

  • Atender as expectativas revela maior aceitação;
  • Agir de acordo com as necessidades implica na redução dos problemas;
  • Quanto mais rápido se chega até as resoluções, menor é o desgaste de todos.

Para estar sempre um passo à frente dos problemas, existem alguns aspectos que você pode atentar-se:

  • Agendamento de tarefas, tarefas bem definidas e com sua estruturação de aprovação bem definida, otimizam o tempo e evitam que o projeto em si seja aprovado sem o aval de algum membro importante.

Para isso, uma boa idéia pode ser adotar o esquema abaixo. Lembre-se de adequado-lo às suas necessidades.

  1. Membros da equipe se reportam ao gerente de projeto sobre os possíveis problemas do projeto;
  2. O gerente de projeto entende e descreve o problema. Identifica as alternativas para a sua resolução junto à equipe;
  3. Depois de definir a melhor alternativa a ser adotada, com os responsáveis por cada decisão. Lembrando-se de detalhar as ações que estão sendo solicitadas e quem as deve realizar;
  4. Acompanha-se os avanços;
  5. Depois de solucionado, é necessário que o gerente de projetos registre o problema e a solução adotada; e fecha a tarefa.

Quarta fase: Monitore o engajamento

Deve se monitorar constantemente o engajamento para se inteirar sobre como está ocorrendo o relacionamento entre as partes interessadas. Se necessário identificar-se quais estratégias devem ser modificadas a fim de melhor o relacionamento.

O principal objetivo do monitoramento é garantir que a organização não pare de crescer, visando sempre a eficiência de todos os seus processos.

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E então? Fácil não é mesmo? E se não tiver achado tão fácil assim e ainda estiver com alguma dúvida sobre gerenciamentos das partes interessadas, basta deixar seu comentário abaixo e nós responderemos tudo o que você quiser saber!


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