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5W2H, uma ferramenta essencial para gerir seu negócio

Para alcançar os objetivos é necessário, além de muito foco, uma boa gestão – seja de tempo, de crises ou de prioridades. Existem várias ferramentas disponíveis no mercado para gestão de projetos e o 5W2H é uma delas.

Portanto, se você está todo empolgado com seu novo projeto, veja como essa ferramenta pode auxiliá-lo a conquistar seus objetivos.

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O que é 5W2H?

É uma ferramenta que auxilia no processo de gestão de projetos, visando tirar todas as dúvidas para concluí-lo. O nome, apesar de estranho, corresponde às iniciais (em inglês) de um checklist para a realização do um projeto. Cada letra simboliza perguntas que devem ser respondidas para que ao longo do processo não surjam dúvidas.

5W

What? (como o projeto vai ser realizado?);

Why? (Por que será feito? / Qual a justificativa?);

Where? (Onde?);

When? (Quando? / Qual a data limite?);

Who? (Por quem? / Quem será o responsável?).

2H

How? (como será feito?);

How much? (quanto vai custar?).

A ferramenta circula as sete perguntas essenciais que devem ser respondidas da forma mais sincera possível. Afinal, são elas que vão nortear a execução das tarefas até chegar ao objetivo final.

Como utilizar o 5W2H?

Para utilizar essa ferramenta é necessário ter uma estratégia estruturada, pois para colocá-la em prática as questões devem ser respondidas. Mas não pense que por serem apenas setes questões você não vai precisar dedicação para respondê-las. Separe um tempo para pensar em como as respostas afetarão o processo, pois elas serão base para tirar o seu projeto do papel.

Geralmente as perguntas e respostas ficam concentradas em uma planilha, que pode ser configurada da forma que ficar mais fácil para você e sua equipe visualizarem.

Ao responder as questões, pense nos problemas que o projeto enfrentará e certifique-se que está focando realmente nas dificuldades e não nos efeitos que elas terão. Além disso, é necessário pensar se a prática trará consequências negativas para os resultados. Caso exista essa possibilidade, é fundamental pensar em ações para contornar essas situações. E, por fim, não se prenda a apenas uma forma de solucionar seu problema.

Qual o melhor momento para aplicar a ferramenta 5W2H?

Não existe um momento certo para usá-la. Se você está planejando abrir uma empresa, lançar um novo produto, organizar uma viagem ou mesmo se preparar para um investimento em longo prazo, o 5W2H pode ser utilizado. Portanto, para tudo que engloba planejamento e criação de estratégia a ferramenta pode ser utilizada.

Por se tratar de uma ferramenta de fácil aplicação, os benefícios são vários:

  • Maior agilidade;
  • Maior controle das atividades;
  • Aumento da produtividade;
  • Acesso rápido às informações;
  • Aumento da eficiência dos processos;
  • Melhora na qualidade da entrega de serviços e produtos;
  • Rapidez na tomada de decisão; etc.

Portanto, a ferramenta 5W2H é ótima para quem precisa de uma precisão do que será realizado para medir os esforços, prever problemas futuros e alcançar os objetivos. Agora que você já sabe como usar essa ferramenta que tal colocá-la em prática para ter melhores resultados?

 

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