Danfe

DANFE: o que é e como funciona

Se você está começando a trabalhar no setor financeiro ou abrindo um negócio próprio de venda de produtos, vai precisar estar familiarizado com os conceitos de nota fiscal eletrônica e DANFE.

Essas documentações são fundamentais para qualquer venda e transporte de produtos e materiais, além de ajudarem nos controles internos das empresas, com os fornecedores e clientes envolvidos. Se ainda não sabe o que são esses documentos e como funciona o processo de emissão dos mesmos, esse post foi feito para você.

 

danfe

 

DANFE: o que é?

DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Essa documentação é um resumo de toda nota fiscal emitida, já que a NF-e existe apenas digitalmente.

Esse tipo de nota, a eletrônica, foi desenvolvida para ser lida por computadores e sistemas. Tanto que o formato padrão é o XML (do inglês eXtensible Markup Language, é uma linguagem de marcação para criação de documentos financeiros). É uma opção mais moderna mas que não dispensa uma “versão” impressa, em muitos casos.

Mesmo sendo uma representação com todas as informações, um documento DANFE não é a mesma coisa que a nota fiscal em si, pois não possui valor fiscal. Apesar de não substituir esses documentos, a DANFE facilita e muito o acesso às informações.

Essa é a principal função dela, além de ser obrigatória para a logística e tráfego de qualquer mercadoria. Sem esse documento, o transporte dos produtos, por lei, não pode ser realizado. Gerando multas para a empresa e para a transportadora que levar produtos sem a documentação impressa.

DANFE online ou web DANFE

Essas duas nomenclaturas estão corretas para designar o documento impresso que resume e representa a nota fiscal eletrônica. Ela é um guia impresso do que foi vendido e está sendo transportado e deve ser entregue para outro fornecedor ou cliente final.

A informação mais importante de uma DANFE online ou web DANFE é a chave numérica de identificação da nota fiscal eletrônica, obrigatoriamente composta por 44 dígitos. Deve sempre ser acompanhada de um código de barras para leitura por meio de leitores ópticos.

É essa informação fundamental que permite o acesso aos dados completos das mercadorias e que identifica a qual nota fiscal ela se refere. É com esse número ou através do código de barras que a nota eletrônica pode ser consultada na internet. No site da Receita Federal ou da SEFAZ (Secretaria de Estado da Fazenda).

Além dessas duas informações, existem alguns outros dados obrigatórios na DANFE, como a placa do veículo que fará o transporte e entrega; horário e data em que o veículo saiu para o translado, qual o tipo da operação, qual o nome da transportadora e descrição completa dos produtos transportados.

Por isso a DANFE deve ser gerada e impressa antes do transporte ser realizado.

Veja também – Balanço Patrimonial: entenda o que é e sua função nas empresas

Como gerar DANFE

Usar o mesmo sistema para os dois documentos é interessante. Principalmente para que todos os dados e detalhes estejam corretos e discriminados. Essa é uma prática aconselhada pelo Ministério da Fazenda, inclusive, para espelhamento das informações.

Depois de acessar o sistema e preencher todos os dados da nota fiscal eletrônica, ela deve ser enviada para validação da SEFAZ, para o servidor de validação do seu estado. O retorno costuma acontecer em poucos segundos. Se estiver tudo certo, a NF-e será liberada para emissão e você pode gerar e imprimir também a DANFE.

Pode acontecer da nota ser rejeitada pela SEFAZ. Nesse caso, as correções devem ser feitas e os documentos reenviados até que esteja tudo certo para a emissão. Nesse caso, siga as alterações solicitadas para que dê tudo certo.

O layout dos documentos devem seguir o que é estipulado como padrão pelo Ministério da Fazenda. Se você não está familiarizado, confira qual deve ser a disposição das informações no Manual de Integração para o Contribuinte, disponibilizado no Portal da NF-e.

Não se esqueça que só é possível gerar uma DANFE por nota fiscal. Se houverem muitos produtos na mesma nota, você pode emitir uma DANFE com mais de uma folha, só se atente para manter na parte superior as informações obrigatórias:

  • Identificação da empresa de emissão com dados da empresa
  • O número e série;
  • Tipo de operação (se é referente a uma nota de entrada ou de saída);
  • Número total de folhas;
  • Número de ordem de cada folha;
  • Código de barras e chave de acesso.

Como fazer uma consulta DANFE

Com uma DANFE em mãos, a consulta da nota fiscal eletrônica fica muito mais simples. Basta pesquisar pela chave numérica ou mesmo escanear o código de barras, para ter acesso a todas as informações de forma completa.

A consulta da NF-e pode ser feita através do portal do Ministério da Fazenda. Ou nos sistemas estaduais de controle de contribuição.

Se você permaneceu com alguma dúvida sobre todo esse processo, pode acessar o portal da Nota Fiscal Eletrônica, com os questionamentos mais frequentes recebidos pelo Ministério da Fazenda.

 

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