Aprenda a priorizar suas tarefas aplicando o Princípio de Pareto6 min read

Sabe aquela sensação frequente de que o dia deveria ter mais horas para que possamos terminar todas as demandas do trabalho? Esse sentimento é comum a quase todos os profissionais, independente do setor, área ou empresa.

O avanço da tecnologia, apesar de ter trazido inúmeros benefícios para a vida moderna, como instantaneidade e comodidade, também trouxe ao mercado profissionais que realizam mais de uma tarefa. E as distrações podem ser consideradas o grande mal das organizações. Que por vezes sentem esse impacto no rendimento e produtividade de seus colaboradores.

É nesse contexto organizacional que o princípio de pareto ganha ainda mais relevância. Uma vez que essa teoria proporciona um entendimento quanto a disparidade entre causa e efeitos, esforço e resultado para desenvolvimento de estratégias de gestão de tempo de acordo com prioridades.

Você gostou do assunto? Leia mais : Gestão do tempo e produtividade no trabalho: potencialize seus resultados

Mas vamos por partes! Antes de mais nada, é necessário conhecer um pouco mais sobre o Princípio de Pareto e como ele pode ajudar na priorização das tarefas. Confira:

Origem do princípio de pareto

O século era XIX quando o economista e sociólogo italiano Vilfredo Pareto observou que na sociedade a qual pertencia muitas pessoas obtinham pouco e poucas obtinham muito. Essa relação desproporcional o fez identificar que as pessoas podem pertencer a dois grupos na proporção 80/20. Ou seja, 80% das riquezas pertencem a 20% da população.

Dessa forma, o Princípio de Pareto, também conhecido como Princípio 80/20, foi criado. Alguns anos mais tarde foi adotado por organizações como metodologia de gerenciamento de tempo e priorização de tarefas que tragam resultado. Confira o porquê:

O que é Princípio de Pareto?

Apesar de ser relativamente antigo, o Princípio de Pareto é um conceito que cabe a diversos momentos. De forma prática, ele é importante para que as empresas identifiquem áreas e processos que representam problemas para a organização, a partir da análise de que 20% dos esforços geram 80% dos resultados.

Neste contexto, torna-se possível direcionar os esforços operacionais e estratégicos para as ações que mais proporcionam resultados positivos. Pode até parecer algo muito lógico, no entanto no dia a dia da organização muitas vezes a rotina acaba bloqueando as estratégias.

Portanto, o Princípio de Pareto representa uma ferramenta de diagnóstico e consequentemente priorização de atividades.

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Como aplicar o princípio no seu dia a dia e nos seus negócios

Muito utilizado por pequenos e grandes negócios com objetivo de otimizar resultados, melhorar processos e problemas internos, o Princípio de Pareto possui mais de uma forma de aplicabilidade. No entanto, todas elas convergem para o mesmo objetivo: Otimizar o tempo, priorizar atividades e diagnosticar processos e ações para a empresa focar naquilo que realmente proporciona resultados positivos.

Veja algumas dicas de como transformar esse conceito em algo prático:

1- Analise seu tempo de trabalho

Como apresentamos lá no começo, é comum ao final do dia sentir a sensação de que não conseguimos terminar metade das atividades profissionais. Dessa forma, é interessante dar uma pausa no seu dia para para verificar em quais atividades você está investindo mais tempo e se ela realmente traz resultados para seu cargo, equipe ou negócio.

2- Aprenda a dizer não

Este tópico está diretamente relacionado com o anterior. Afinal, muitas vezes não conseguimos dar contas das nossas atividades devido ás demandas de outros setores ou profissionais. Nesse sentido é importante aprender a negar aquelas demandas “urgentes” que não são de sua responsabilidade. Com objetivo de evitar sobrecarga, além de otimizar seu tempo aquilo que realmente traz resultado.

3- Defina objetivos

Estabelecer objetivos pode ser considerado um dos primeiros passos para saber onde se quer chegar e traçar as metas necessárias. Depois de identificar os objetivos fica mais fácil estabelecer as prioridades, que devem ser realizadas antes das demais atividades. Aplicando o Princípio de Pareto, cerca de de 20% das tarefas exigirão alta prioridade, enquanto 80% estarão em baixa prioridade e poderão ser concluídas em segundo momento.

4- Defina metas

A definição de metas é um dos procedimentos mais importantes se o seu objetivo é apresentar resultados reais e mensuráveis. Você pode estabelecer metas de acordo com a sua necessidade e adequação, seja mensal, semanal ou diária. Através dela será possível identificar se você está  atingindo os objetivos estabelecidos.

5- Delegue as atividades

Pode até parecer algo óbvio, mas nem todos possuem a consciência de algumas tarefas podem ser delegadas para outras pessoas com objetivo de otimizar o tempo investido na ação. Afinal, seu colega de trabalho pode ter mais habilidade que você para realizar uma determinada atividade. Essa é uma inteligência adquirida através da análise do tempo de trabalho realizada periodicamente.

Conclusão sobre o Princípio de Pareto no ambiente empresarial

A gestão de tempo é algo extremamente precioso às empresas que desejam aumentar a produtividade e gerar resultados ainda mais audaciosos. Nesse sentido, o Princípio de Pareto, apesar de ser um conceito criado a partir de uma análise econômica social, apresenta-se como uma ferramenta estratégica que proporciona tanto diagnóstico estratégico quanto “réguas” para priorização de atividades por parte dos funcionários.

O diagnóstico estratégico acontece através da análise dos 20% de ações que se transformam em resultados efetivos para a organização, essas devem receber maiores recursos e esforços operacionais. Ainda, através da análise dos 80% torna-se possível identificar os processos e ações a serem otimizados ou modificados para crescimento do negócio.

O que você achou do Princípio de Pareto? Como você faz para priorizar suas atividades? Queremos saber, compartilhe conosco!

Sabe aquela sensação frequente de que o dia deveria ter mais horas para que possamos terminar todas as demandas do trabalho? Esse sentimento é comum a quase todos os profissionais, independente do setor, área ou empresa.

O avanço da tecnologia, apesar de ter trazido inúmeros benefícios para a vida moderna, como instantaneidade e comodidade, também trouxe ao mercado profissionais que realizam mais de uma tarefa. E as distrações podem ser consideradas o grande mal das organizações. Que por vezes sentem esse impacto no rendimento e produtividade de seus colaboradores.

É nesse contexto organizacional que o princípio de pareto ganha ainda mais relevância. Uma vez que essa teoria proporciona um entendimento quanto a disparidade entre causa e efeitos, esforço e resultado para desenvolvimento de estratégias de gestão de tempo de acordo com prioridades.

Você gostou do assunto? Leia mais : Gestão do tempo e produtividade no trabalho: potencialize seus resultados

Mas vamos por partes! Antes de mais nada, é necessário conhecer um pouco mais sobre o Princípio de Pareto e como ele pode ajudar na priorização das tarefas. Confira:

 

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