O que é Lean Office e como implementar esse conceito em sua empresa?

Todas as empresas desejam melhorar sua produtividade e reduzir o desperdício – de tempo e de dinheiro – certo? Nesse cenário, o Lean Office é um conceito que ganha espaço no mercado. Mas você já ouviu falar ou sabe o que é Lean Office? Então confira esse artigo e veja como incorporar essa melhoria contínua no dia a dia da sua empresa.

Primeiramente, é essencial ressaltar que para implementar o Lean Office na sua empresa não é necessário um grande investimento financeiro ou de softwares atualizados. O que é necessário para se ter sucesso com esse conceito é a mudança e inserção da cultura, treinamento e prática das ferramentas de maneira rotineira. Porém, para entender um pouco mais sobre a filosofia lean, – e então, saber como aplicá-la no mundo corporativo, – é legal conhecer também a sua origem:

Como surgiu o Lean Office?

Resumidamente, o conceito de Lean Office pode ser traduzido de maneira literal como “escritório enxuto”. Sua origem vem do início dos anos 90, quando a Toyota desenvolveu o conceito “lean” – enxuto. O objetivo era identificar e reduzir os desperdícios nos processos da fábrica. Assim, foram classificadas as principais sete categorias de desperdícios visuais e, com isso, desenvolvidos métodos para lidar e diminuir esses esforços.

Com o passar do tempo, esse conceito passou a ser utilizado também no ambiente corporativo atual – fora das grandes fábricas.

Benefícios em implementar o Lean Office

Uma empresa que incorpora os conceitos do Lean Office na sua cultura passa a observar diversas mudanças positivas no seu dia a dia e em seus resultados. Dentre esses pontos, podemos citar:

• Melhor aproveitamento do tempo e do fluxo de trabalho;
• Redução de desperdícios;
• Rapidez em coletar informações, pois o Lean Office faz com que elas estejam mais organizadas e fáceis de serem encontradas;
• Padronização e documentação na empresa, o que faz com que o diálogo com os colaboradores sejam mais profissionais e corretos, garantindo o direito de todos os trabalhadores.

Agora que você sabe alguns dos benefícios promovidos pelo Lean Office, que tal aplicar o conceito de escritório enxuto na sua empresa? Confira como!

Como implementar o Lean Office?

Lembramos que esse é um conceito que altera toda a cultura e organização da empresa. Assim, para obter sucesso com o Lean Office, além de ter um grande conhecimento sobre o método, é essencial que ele seja levado a sério por todos da empresa – desde os gestores até os profissionais mais novos.

Também, é essencial destacar que não existe uma receita certeira para deixar o escritório enxuto. Porém, pode-se utilizar de alguns modelos, conceitos, ferramentas e ações para implementar esse conceito na sua empresa. Aqui, sugerimos 3 deles:

1. Método 5s

O Método 5s é baseado na cultura japonesa. Assim sendo, em português não existem 5 palavras exatas que possam traduzir esse método. Porém, os termos que mais se aproximam são:

• Utilização;
• Ordem (ou Ordenação ou Organização);
• Limpeza;
• Saúde (ou Padronização);
• Autodisciplina.

Esse método ressalta que, cuidando de maneira efetiva desses 5 princípios, passa-se a contar com o máximo proveito e capacidade do seu ambiente de trabalho. Ou seja: com a aplicação do método 5s, o trabalho será padronizado, os desperdícios serão reduzidos e os trabalhadores terão maior controle sobre o espaço e as atividades realizadas.

– Complemente a leitura com: Veja como implementar um treinamento 5s em sua empresa

2. Seis Sigma

Outra ferramenta para auxiliar na implementação do Lean Office na sua empresa é conhecido como Seis Sigma. Resumidamente, esse método auxilia a identificar e implementar melhorias nos processos internos de uma empresa. Assim, os custos de operação são menores – e os lucros maiores.  

Originalmente, o Sigma é uma letra do alfabeto grego. Todavia, no mundo corporativo, esse sinal determina a taxa de desperdício/desvio por operação. Assim, o método Seis Sigma serve para o gestor calcular de maneira concreta e matemática o desempenho dos processos da empresa. Com isso, é possível ter um diagnóstico concreto sobre os resultados da operação.

Nesse método os Sigmas são uma escala de qualidade. O “1” seria o Sigma mais baixo – ou seja, um processo deficiente e com grande potencial de perda. Já o “6” seria o mais alto nível de processo e excelência. Ou seja: o objetivo de uma empresa é alcançar o nível de Seis Sigma. Para isso, é essencial seguir os seguintes passos:

• Definir metas;
• Mensurar o sistema – ou seja, conhecer seus dados e saber o que precisa ser melhorado;
• Analisar os processos – efetivamente pensar em soluções;
• Incrementar as novidades no sistema;
• Controlar de maneira efetiva as novidades implementadas no seu ambiente empresarial.

3. Kanban

Você utiliza posts-its – ou demais simbologias visuais – para manter a sua organização? Então você já tem uma base sobre o que é o Kanban. O processo é utilizado no mercado para registrar as ações de maneira prática, visual e ágil – por meio de posts-its. Ainda, outras funções exercidas pelo Kanban são:

• Eliminação das ações e funções desnecessárias;
• Melhor controle e gestão de tempo e quantidade de serviço;
• Aumento da produtividade;
• Redução de custos.

Se você acredita que investir em um método de organização que priorize a gestão visual e faça com que todos os colaboradores da sua equipe tenham uma rotina de trabalho mais produtiva, conhecer e investir no método Kanban pode ser essencial para um bom Lean Office.

– Saiba mais sobre o método Kanban: Conheça o que é Kanban e melhore os processos em sua empresa

Garantindo o sucesso do Lean Office

O Lean Office nada mais é do que potencializar a produtividade da sua empresa. Assim sendo, aqui citamos 3 ferramentas já testadas e aprovadas pelo mercado corporativo que auxiliam nesse processo. Porém, existem várias outras soluções que podem ser tomadas a fim de encontrar o equilíbrio na produção empresarial.

O essencial é garantir que o Lean Office seja uma manutenção constante. Ou seja: promovida diariamente em busca de bons resultados. Assim, sua empresa se manterá competitiva e se destacará no mercado.

Conhece mais alguma ferramenta que possa auxiliar na implementação e manutenção do Lean Office? Então aproveite e compartilhe seu conhecimento!

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