Conheça o que é Kanban e melhore os processos em sua empresa

Você sabe o que é Kanban e como esse sistema pode auxiliar os processos na sua empresa?

Também chamado de “Gestão Visual”, o Kanban é uma simbologia visual é utilizada no mercado e empresas para registrar ações. Por ser uma ação visual, auxilia na organização de maneira prática e ágil. De maneira mais prática de ser explicada: com certeza você já se deparou com os painéis que possuem vários post-its coloridos, com várias informações, certo? Então: o Kanban é isto. Porém, de maneira organizada – e, é claro, hoje pode ser feito via online.

Outras funções do Kanban são: eliminar as funções desnecessárias, gerir e controlar melhor o tempo e a quantidade de serviço, eliminar estoques, reduzir custos e aumentar a produtividade geral. Esses são objetivos desejados por (quase) todas as empresas, não é? Então saber um pouco mais sobre o que é Kanban pode ser interessante para você.

Breve história do Kanban

Para saber o que é Kanban, é legal explicar, de maneira breve, a sua história.

O método tem esse nome pois provêm do idioma japonês. Em sua língua natal, Kanban significa “cartão visual”. Essa metodologia começou a ser utilizada nos anos 60. Era uma nova forma de melhorar a gestão de estoque e controle de fluxo de peças. Esse é um dos motivos pelos quais também pode ser chamada de “Gestão Visual”.

O Kanban foi criado pela Toyota. A empresa precisava manter um sistema eficaz em sua produção em série e, implementar o sistema de Gestão Visual foi a melhor maneira que encontraram para fazer isso. O sistema fez tanto sucesso que, até hoje, é possível encontrar pessoas se referirem ao “Toyotismo” – que representa um método de produção extremamente eficaz.

Isso acontece porque o Toyotismo é um modelo de produção que visa o mínimo desperdício. E um de seus pilares é o Kanban, ou seja, a utilização do controle visual para acompanhar e controlar todas as etapas de produção.

Esse sistema funcionou – e continua a funcionar, – com tanta eficácia que pode ser aplicado até os dias atuais. É claro que hoje já é possível adaptá-lo à realidade atual e utilizar tecnologias para aproveitar ao máximo a gestão visual. Porém, o conceito continua sendo o mesmo.

– Se você deseja organizar a sua rotina pessoal e profissional com um auxílio da tecnologia, confira também: Conheça os recursos e saiba como usar o evernote para melhorar sua rotina

Utilizando o método Kanban

Os cartões propostos pelo método Kanban auxiliam os colaboradores a planejar a sua produção na indústria e a controlar de maneira efetiva o estoque da empresa. Nesses cartões, são colocadas as indicações sobre uma determinada tarefa. Podem estar escritas as seguintes ações: “executar”, “em andamento” ou “finalizado”, por exemplo. Conforme a quantidade de cartões, os gestores e profissionais vão tomando as suas decisões. Lembrando sempre que deve-se priorizar as ações por ordem de urgência.

Sabendo o que é Kanban, é possível ter um melhor controle detalhado da produção, assim como as informações sobre quando, quanto e o que produzir. Por fim, não se perde mais tempo com desorganizações e passa a se ter menos problemas com retrabalho, falta de comunicação ou informações que se perderam pelo caminho.

Hoje já é possível utilizar o Kanban eletrônico – ou e-Kanban. Assim, é evitado que aconteçam imprevistos como a perda de cartões. Esse formato também oferece mais rapidez na atualização do quadro de tarefas.

– Veja também: Como obter eficiência produtiva na organização e aumentar a produtividade

Para entender melhor: um pequeno exemplo prático sobre o que é Kanban

Você tem uma empresa e acredita que a produtividade não está funcionando como deveria. Ou deseja apenas ter maior controle sobre o que está sendo feito. Para isso, você instala um grande quadro dividido ao meio. Ele fica em um local estratégico, em que todas as pessoas envolvidas consigam ter acesso.

Em um lado do quadro, você anota as tarefas que precisam ser feitas. Na outra metade você escreve as etapas de execução. Os nomes das pessoas que farão cada função serão divididos de acordo com seus cargos e processos internos. Essas anotações serão feitas nos cartões ou post-its coloridos.

Assim, conforme forem sendo feitas as tarefas, os cartões também são atualizados, sempre correspondentes ao status atual da tarefa.

– Você também pode se interessar por: Melhore a produtividade aplicando o método gtd em seu dia a dia

A melhora no processo produtivo

O Kanban auxilia, dentre várias outras questões, na comunicação interna em todos os níveis. Com ele funcionando de maneira plena, todos os colaboradores e gestores da empresa sabem como está o andamento das funções.

Isso acontece porque quando os colaboradores acompanham os processos de maneira visual, conseguem se organizar de maneira melhor. Assim, limitam a quantidade de tarefas e serem desenvolvidas e priorizam as atividades a serem feitas com maior urgência.  

Além disso tudo, sabendo o que é Kanban e o utilizando de maneira efetiva, também é possível evitar possíveis problemas maior. Isso porque o método auxilia a encontrar a raiz de algo que esteja atrapalhando a melhora na produtividade. Com isso, ajuda para encontrar soluções mais eficientes para otimizar os processos da empresa.

Para o método funcionar como deve, você precisa contar com o engajamento de todos. Os colaboradores devem dar o exemplo por meio das atitudes. Assim, farão com que os trabalhadores percebam que esse sistema é realmente importante e o incorporarão nas suas rotinas. Para ter sucesso no engajamento, você pode ler: Engajamento no trabalho: como atingir a motivação dos colaboradores

Agora você já sabe o que é Kanban

Que tal aplicar esse método na sua empresa e colher os frutos de contar com uma equipe mais organizada, engajada e produtiva? O Kanban pode representar uma melhora no sucesso, na comunicação interna e no clima da sua corporação. Faça um teste e veja as melhorias acontecerem no dia a dia.

Aproveite e compartilhe conosco seu conhecimento sobre essa área. A sua empresa já utiliza algum método de gestão e controle de tempo? O que você acha desses métodos?

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