como gerenciar eventos

4 dicas de como gerenciar eventos que vão acabar com o caos que essa atividade provoca6 min read

Você sabe como gerenciar eventos? Essa é uma arte que exige bastante conhecimento e prática, porém, com as dicas certas, você pode se tornar um exímio gerenciador. Confira a importância de desempenhar esse papel de maneira eficiente e, mais do que isso, como se destacar nessa carreira.

Para saber como gerenciar eventos, o profissional deve ter em mente que essa é uma ação desafiadora. Trabalhar diretamente com fornecedores, parceiros, patrocinados e o público exige bastante flexibilidade e jogo de cintura. Ainda, é essencial ressaltar que, seja online ou presencial, todo evento precisa de um bom responsável. Somente dessa forma é possível tirar o acontecimento do papel e transformá-lo em realidade.

Se você deseja alavancar sua carreira de gestor e, mais do que isso, lidar com os dias que precedem o evento de maneira mais organizada, confira nossas dicas.

– Veja também: Trabalhe com marketing offline e saiba como gerar leads em eventos

como gerenciar eventos

Qual a importância de uma boa gestão de eventos?

Resumidamente, a boa gestão de evento é o que realmente oficializa que o acontecimento foi um sucesso. Ela envolve desde o planejamento da ação, passando por todo o processo de produção, desenvolvimento e o momento pós evento. Assim sendo, para saber como planejar eventos é essencial ter em mente que essa é uma carreira que exige trabalho contínuo, frequente e eficaz.

O evento, para os participantes, até pode terminar na hora em que é encerrada a última aula, apresentação, coffee break, entre outros. Porém, para o gestor, o trabalho continua. Por isso, para saber como gerenciar eventos com maestria, é necessária experiência. Mais do que isso, conhecer a área e contar com um bom time.

– Confira: Gestão do pós evento: Saiba o que você precisa fazer depois que seu evento acaba

Como gerenciar eventos? Confira 4 dicas essenciais

São várias demandas que estão ligadas ao sucesso da gestão de eventos. Essa é uma tarefa que não pode ser feita por apenas um profissional. Assim sendo, é importante que haja uma coordenação nas ações e uma equipe motivada, engajada e envolvida com o processo. Por fim, é preciso garantir que os participantes tenham uma boa experiência, recomendem a sua empresa e voltem a participar dos seus eventos.

Assim sendo, constata-se que essa é uma área que pode ser muito estressante quando feita de maneira errada. Prova disso é estudo desenvolvido em 2015 pelo Career Cast. Segundo essa pesquisa,foram elencadas as profissões mais estressantes do mundo. A organização e gestão de eventos conquistou o 8º lugar nesse ranking.

Por isso, se você deseja saber como gerenciar eventos, selecionamos 4 dicas que podem tornar esse processo mais harmonioso. Mais do que isso, pode ser uma jornada até mesmo prazerosa. Confira:

1. Planeje todos os passos

O primeiro passo para o sucesso, em diversas áreas, é o planejamento. Tratando-se da gestão de eventos, não é diferente. Assim sendo, o primeiro passo para tirar a sua ideia do papel é planejá-la com atenção e cuidado.

Nesse passo, desenvolva um briefing com todas as informações necessárias para a realização do evento. Pesquise, ordene e organize as ideias em um passo a passo. É essencial pensar nos objetivos dos eventos e estipular metas e prazos realistas.

Uma dica é: dedique cerca de duas semanas apenas no planejamento. Sem pressa, aproveite esse momento para definir as datas do evento, equipe profissional, segurança, entre outros. Também, é nesse momento que você deverá definir se o seu evento será presencial, online ou híbrido – ou seja: poderá ser aproveitado por pessoas que estejam no local, mas também haverá transmissão simultânea para aqueles que estão longe.

A lista de planejamento é extensa. Por isso, para evitar futuros incômodos, faça-a com atenção, tempo e dedicando-se de maneira focada.

2. Preveja e antecipe os problemas

Saber como fazer uma gestão de crise é essencial para garantir um evento bem sucedido. Para isso, prever e antecipar possíveis problemas é a melhor solução. Assim, caso ocorram imprevistos, você saberá como lidar com eles de maneira adequada. Uma dica importante nesse cenário é: construa um plano de ação para diferentes ações que podem causar problemas.

Desenvolva soluções em conjunto com a equipe e tenha bons planos B em caso de problemas. Alguns pontos que podem ser levados em consideração são o atraso de algum palestrante ou problemas de conexão via internet, por exemplo. Quais são as ações que serão feitas nessas situações? Garanta que a gestão de crise seja bem conduzida e transparente para o público.

3. Conte com uma boa equipe

Saber como gerenciar eventos exige que você saiba também como trabalhar em equipe. Mais do que isso, é preciso que você lidere essa equipe. Assim sendo, tenha muita atenção para montar um bom time e buscar bons parceiros, fornecedores, patrocinadores, entre outros.

Para isso, é essencial contar com profissionais engajados e motivados com o evento. Todos devem estar alinhados, saber qual é a importância do seu papel e como realizá-lo de maneira eficaz. Assim, cabe ao gestor, além de se preocupar com toda a questão operacional, também ser um bom comandante. Ele deve promover o espírito de coletividade e ajuda mútua entre as pessoas. É isso o que garante que haja um bom clima durante o evento e, após a sua realização, a sensação de satisfação da equipe.

4. Invista em tecnologia

Outra ação que pode auxiliar a controlar o caos dos eventos é a utilização da tecnologia a seu favor. São inúmeras as ferramentas que podem ajudar na organização, datas, planilhas, custos, entre outros.

Ainda, além de ajudar na organização de eventos, a tecnologia também deve ser usada para a divulgação, lembretes e relacionamento com os clientes. Redes sociais, site, blog, e-mail e demais canais devem ser explorados para conquistar e fidelizar os participantes do seu evento.

– Separamos algumas excelentes opções de ferramentas que podem ser úteis nesse processo, confira: 7 ferramentas para organização de eventos para você se planejar

Pronto para planejar seu evento?

Agora, com certeza você já sabe mais sobre como como gerenciar eventos com sucesso. Para ter uma carreira estável e acertar em cheio nessa empreitada, é preciso que você se mantenha sempre atualizado, pesquisando sobre tendências de mercado e fortalecendo seus vínculos com público e parceiros.

Assim, da mesma forma que essa é uma profissão estressante, a satisfação em fazer a gestão de um evento bem sucedido é compensadora. E você, está pronto para ser um bom gestor e organizador de eventos? Tem mais alguma dica para ter sucesso nessa jornada? Então deixe seu comentário!

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