Como usar o Trello de forma eficiente para organizar sua vida profissional

Você já ouviu falar e sabe como usar o Trello? Essa é mais uma ferramenta que não só pode, como deve, ser utilizada para organizar a sua vida profissional. Isso porque, quando bem aplicado no dia a dia, o Trello melhora a gestão da produtividade nas empresas.

Sempre vale ressaltar que não importa a sua área de atuação ou cargo na empresa: ser uma pessoa organizada com bons números de produtividade sempre são aspectos positivos para ter uma carreira eficiente, constante e bem sucedida.

Apesar de hoje ser necessário ser um profissional multitarefas e saber lidar com questões de várias naturezas, também é possível utilizar o auxílio de ferramentas que há anos atrás não existiam.

Se você ainda resiste em usar a tecnologia a seu favor, talvez seja hora de rever seus pensamentos. Isso porque se você não o fizer, seu concorrente fará.

E saber como usar o Trello no dia a dia da sua empresa pode ser um diferencial nos seus resultados de organização e produtividade.

Se você ainda não conhece essa ferramenta de grande auxílio na organização, aproveite e leia esse artigo até o final.

– Leia também: Veja como usar o Keep do Google para melhorar sua organização.

O que é Trello?

Criado em 2011, o Trello é uma ferramenta 100% online que consiste, de maneira resumida, na criação de listas para a organização. Pode ser acessado por qualquer navegador e não exige nenhum downloads.

As listas do Trello são feitas em formato de quadro. Dessa maneira, as organizações ali feitas são práticas, flexíveis e visivelmente fáceis de serem entendidas. Por isso se tornou uma ferramenta tão utilizada por empresas que precisam de vários profissionais para desempenhar uma tarefa. Assim, cada um sabe qual a ação a ser feita.  

Além da questão do trabalho, o Trello também é muito útil para pessoas que desejam organizar tarefas do dia a dia. É prático, intuitivo e de fácil utilização.

Assim sendo, o que vale ressaltar é que essa é uma ferramenta válida em todas as áreas que precisam ser melhor organizadas. E, como se não bastasse, é gratuita e  permite a integração com plataformas de armazenamento de arquivos – como o DropBox, Google Drive e OneDrive.

– Complemente a leitura com: Checklist: organize suas tarefas e aumente a produtividade.

Como usar o Trello: invista nas listas de tarefas

O Trello é ideal para quem deseja ter uma visão geral dos projetos a serem desenvolvidos. Funciona em um sistema de quadros. Dentro dos quadros, você elabora cartões com as atividades a serem feitas – em formato de listas. Ali, você coloca os detalhes de cada ação.

Como funciona o Trello: as 4 funções

Para aprender como usar o Trello de forma eficiente, você precisa dominar apenas 4 funções:

• Os quadros/boards: é o seu painel principal. Onde você colocará todas as listas de um certo projeto. Usados para temas mais gerais, esses quadros podem ser livres ou fazerem parte de um;
  
• Time: ou seja, os grupos de quadros que estarão relacionados se fizerem parte de um mesmo projeto. Aqui estarão as pessoas que podem ver ou colaborar com determinados quadros;
• As listas: colunas criadas dentro dos quadros para manter os cartões organizados. São bem flexíveis e com temas mais específicos dentro de cada quadro;
• Os cartões: as tarefas a serem feitas. São colocados de maneira vertical em cada lista e podem conter informações como: checklists, imagens, datas de entrega, anexos, tags, conversas com outros profissionais que também fazem parte do desenvolvimento dessa tarefa, entre outros. Funcionam como uma espécie de post-its compartilháveis – porém que não serão perdidos.

Resumidamente: os quadros são os assuntos gerais, que podem estar dentro de times ou não:

• Os quadros, para serem bem organizados, devem conter listas;
• Nas listas estarão os cartões, ou seja: as tarefas que devem ser feitas e seus detalhes.

Você verá que logo nos primeiros momentos utilizando o Trello a sua organização aparecerá de maneira intuitiva e natural. A ferramenta é de utilização muito fácil e prática.

Quando utilizado em tarefas em grupo, o Trello auxilia num melhor fluxo de tarefas. Com isso, otimiza o tempo e melhora a produtividade da equipe. O resultado? Demandas entregues antes do deadline e com menores taxas de retrabalho.

– Veja também: Como obter eficiência produtiva na organização e aumentar a produtividade.

Como usar o Trello para projetos

Uma dica inicial importante para saber como usar o Trello de forma eficiente é: divida as suas tarefas de acordo com os dias da semana. Crie uma lista para cada dia e acrescente ali as tarefas a serem feitas. Se você conhece o método “GTD”, saiba que o Trello é uma maneira extremamente efetiva de colocá-lo em prática.

O GTD – abreviação de “Getting Things Done” e, em português, traduzido como “A arte de fazer acontecer”-, tem como objetivo melhorar a organização, produtividade e gestão de tempo.

Um dos principais itens desse modo de pensamento consiste em fazer listas/checklists de ações a serem feitas. Mais do que isso: anotar essas tarefas em calendários e/ou lembretes. É aí que o Trello pode funcionar de maneira extremamente eficiente.

Unindo a ferramenta GTD com os conhecimentos no Trello, você terá uma produtividade maior com menor nível de estresse.

–  Aprenda como colocar em prática o Método GTD: Melhore a produtividade aplicando o método gtd em seu dia a dia.

Como usar o Trello em equipe

Agora você sabe mais sobre como usar essa ferramenta tão importante para a organização diária da sua equipe de trabalho. Lembre-se que essa é uma ferramenta flexível, grátis e com inúmeros recursos.

Caso ainda tenha alguma dúvida, a sugestão é que você conheça o Trello e as suas funções. De maneira escrita, pode até parecer complicado. Porém, ao ter o mínimo contato com a ferramenta você saberá como usar o Trello de maneira intuitiva e eficiente.

Se ainda estiver com alguma dúvida sobre o assunto, entre em contato conosco!

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