O que aprendemos ao criar o evento online EADSUMMIT

Aumentar a base de leads e capacitar o mercado e clientes.

Quem nunca precisou pensar nesses pontos em um negócio? Fácil, né?

Nesse artigo vou explicar os pontos que nos levaram a criar evento online para resolver esse tipo de questionamento.

E mostrarei como fizemos acontecer um dos maiores eventos online de ensino a distância do Brasil, exibindo nossos aprendizados e erros.

EADSUMMIT: como criar evento online

Meados de agosto e havia a necessidade de capacitar um grande número de pessoas no mercado EAD:

• negócios digitais,
• produção de conteúdo,
• criação de cursos online,
• marketing digital,
• vendas e etc.

Também existia a necessidade de crescer nossa base de contatos de maneira mais rápida.

Pensamos em diversas opções.

Aumentar quantidade de webinars realizados no mês, criação de blogposts, e-books e etc, até chegarmos na ideia de criar evento online ou como muitos também chamam, “congresso online”.

Diversos produtores digitais são referência nesse tipo de ação que já é bem difundido na área, porém, no mercado enterprise, ou, no nosso caso, no mercado SaaS, existem poucas movimentações para esse tipo de ação (corríamos um risco aqui).

Decidimos Arriscar!

Como funcionaria o evento?

Como fazer divulgação do evento?

Como organizar um evento

Basicamente um evento GRATUITO, 4 dias com transmissões ao vivo de palestras gravadas e produzidas por nós, da EadBox, e por parceiros (vamos explicar como conseguimos os nossos e como você também pode conseguir os seus).

Mas poxa, não poderiam ter feito com os apresentadores ao vivo?

Sim, nós poderíamos.

Porém, o risco de dar errado era grande, e por a EADSUMMIT ser o primeiro evento nosso e ter um grande volume de pessoas, decidimos não arriscar.

Pensando em criar evento online? Siga o exemplo da EADSUMMIT!

Planejamento do evento online

Ideia + validar + compra domínio

Bom, tínhamos a ideia e o nosso objetivo, mas como validar se isso dará certo? No nosso caso foi basicamente uma conversa de 5 minutos entre eu, Nilson (nosso CEO) e André Perdomo (nosso consultor de vendas).

No primeiro momento, achamos loucura. Até demos risada e no fim das gargalhadas (sabe quando uma boa gargalhada é finalizada e todos param e partem para uma ação?) acabamos comprando o domínio do evento no registro .br.

Lista de parceiros

Com a ideia validada e o domínio pronto, é hora de listar os possíveis parceiros para palestrar no evento. Basicamente, criamos uma planilha e adicionamos qualquer possível parceiro que vinha em nossa mente no momento.

Por que as linhas vermelhas em destaque? Calma, logo você saberá o motivo.

Criar oferta para parceiros

Parceiros listados, porém, o que fazer para que os olhos deles brilhem para participar do evento? Pense bem: é um evento que nunca ocorreu, alguns parceiros nem conheciam a nossa empresa. Analisamos diversos modelos para apresentá-los e no fim, decidimos trabalhar com a oferta simples e direta:

1. Divulgação da marca dos parceiros em nossos canais de comunicação do evento;
2. Investimento em mídia dos palestrantes (divulgamos em mídia paga por parte da eadbox);
3. Acesso a base de leads gerados.

Priorização de parceiros

Para minimizar esforços, logo no início desenvolvemos um modelo de priorização de parceiros. Em uma escala de 1 a 3, 3 é o nível mais próximo do parceiro com a Eadbox possuindo uma fácil aceitação, e 1 o nível mais distante da empresa, tendo dificuldades de aceitação.

Sabendo da escala, começamos a entrar em contato com os parceiros mais próximos (parceiros que já haviam feito alguma com a gente e tínhamos o contato).

Identidade visual do evento e landing page

Desenvolvemos a página em cerca de 2 ou 3 horas, utilizando uma página do WordPress e um servidor na Heroku. Colocamos o site no ar de maneira gratuita e com pouco esforço (www.eadsummit.com.br).

No primeiro momento, haviam poucos parceiros e também pouco material. Desenvolvemos alguns pequenos textos e anexamos à página do evento. Criamos também uma logo, onde basicamente utilizamos uma fonte legal e escrevemos EADSUMMIT.

Tração de parceiros

Mas então, como tracionar os parceiros para o evento? Desenvolvemos um e-mail apresentando o Nilson, CEO da EadBox, falando um pouco sobre o evento, sugerindo 1 ou 2 temas, o formato da apresentação, o público e os benefícios. Como já havíamos subido o site, também linkamos para ele (fazendo um apelo visual) e fechamos o e-mail com uma chamada “Podemos falar na próxima semana?.

Veja como ficou o e-mail:

Após a aceitação de alguns parceiros, começamos a inserir no corpo do e-mail aqueles que já haviam aceitado participar.

Com essa ação, o nível de aceitação subiu drasticamente e os parceiros também. A estratégia nos fez conseguir 22 parceiros próximos para o evento.

Um MUITO OBRIGADO a todos os parceiros próximos que fizeram o EADSUMMIT acontecer: ContaAzul, Wise Up, Impacta, Resultados Digitais, Rock Content, Moskit CRM, Sambatech, Asterisco Online, Humantech, Universidade Positivo, Estude Vendas, SalesTalent, IBDIN, Conexorama, Negócios Digitais na prática, Panda Comunicação, Ideia no ar, MOT Digital, SitePX, HAG Consulting, CRM Educacional e Prando Godoy.

Utilize isso e verá sua aceitação subindo. Coloque também os novos parceiros no site e um e-mail ou link para quem se interessar a palestrar. Pois quando a divulgação começar, novos interessados irão aparecer.

Divulgação do ebento

Como fazer a divulgação de ventos? Ora, a agente sabe como se faz isso!

Página pronta, alguns parceiros já confirmados, temas definidos. O que fazer? Bora divulgar!

Utilizamos basicamente:

E-mail marketing para base

Facebook Ads

Conversão nos sites atuais

Além da divulgação em nossos canais, foi necessário o esforço de incentivar os parceiros a divulgarem o evento. Muitos parceiros já possuíam calendário de divulgação fechado e foi complicado, algumas vezes, encaixar. Parceiros com base grande ou pequena, não importava, precisávamos fazer barulho para esse evento realmente acontecer.

Por fim, desenvolvemos um Press Release com uma redatora parceira e divulgamos em sites relacionados a negócios, ensino a distância, marketing e etc.

Preparativos para o Evento

Antes do evento realmente acontecer foi necessário alguns passos essenciais para o sucesso. Quais praticamos?

Deadline para gravação dos vídeos

Utilizamos um deadline adiantado para a entrega dos vídeos por conta dos palestrantes (externos ou da eadbox, sem exceção).

Guia rápido para o palestrante

Fizemos um guia rápido de gravação para o palestrante, falando sobre o formato das palestras, modelo, equipamentos e etc.

O que utilizamos na transmissão do evento e na gravação dos vídeos?

Imagem

Para a gravação dos vídeos, foi utilizada uma câmera DSLR e duas webcams, que serviram para gravar de diversos ângulos.

Câmeras

Câmera Nikon DSLR D5200

Onde comprar:

• Submarino
• Mercado Livre

Webcam HD 720P Logitech

Onde comprar:

• Saraiva
• Mercado Livre

Webcam Microsoft Lifecam HD-3000 720P

Onde comprar:

• Microsoft
• Mercado Livre

Áudio

Para que o áudio ficasse limpo e com qualidade profissional, utilizamos um microfone de mesa, direcionado para o palestrante.

Microfone

Microfone Condensador Blue Snowball Ice

Onde comprar:

• Amazon
• Mercado Livre

Acessórios

Tripé

Tripé Telescópico Profissional Stc-360 – Até 1,80mts

Onde comprar:

• Mercado Livre

Tripé Foto e Vídeo Cabeça Hidráulica Prima Photo

Onde comprar:

• Mercado Livre

Escolha da ferramenta e teste de ambiente no produto

Foram várias ideias de como organizar o evento.

Entre elas hangouts, páginas no wordpress e sistemas próprios para eventos.

Por fim, decidimos utilizar a Eadbox como a ferramenta principal para criar o evento online.

E por quê?

Bom, primeiramente é nosso produto e nada melhor do que utilizar algo que você já está acostumado e utiliza no dia a dia.

Possuímos uma integração nativa com transmissão ao vivo (webinars), criação de páginas de captura automáticas, ambiente intuitivo e simples para o usuário, gestão de cadastrados no evento, sistema de cadastro e login automáticos, chat nas transmissões e mais.

Conseguimos simular o ambiente dias antes de criar o evento e fazer um teste piloto muito rápido.

Teste de internet

Fechamos um acordo com o nosso fornecedor de internet, garantindo uma boa qualidade de internet e sem risco de cair ou picos de instabilidade.

Cortar os parceiros que não gravam

Lembra das linhas vermelhas na planilha? Então!

Essa foi uma parte chata desse projeto.

Cortar pessoas nunca é legal, porém é necessário em muitos casos.

Tivemos parceiros próximos e distantes sendo cortados por entrega atrasada, desistência e outros motivos.

#QG EADSUMMIT e evento no ar!

Aprendizados ao criar evento online

Aqui está um pouco do nosso aprendizado após criar o evento EADSUMMIT e espero que ajude você em suas ações e planejamento de eventos ou webinars ao vivo:

Antecipar a entrega dos materiais dos palestrantes

Não queremos ter fricção, corte de parceiros e riscos no negócio, certo? Antecipe!

Criar metas para divulgação

Aprendemos mais sobre como fazer divulgação de eventos. Criamos metas de divulgação com parceiros para 10 mil leads, em redes sociais, e-mails e mídias.

Não fazer no final de semana

Nos dias do evento durante a semana tivemos um grande número de pessoas assistindo e durante o fim de semana tivemos um engajamento menor.

As melhores palestras primeiro

Coloque as melhores palestras nos primeiros dias de evento, onde há mais engajamento, assim, melhor será a percepção perante a sua audiência.

Calibrar estratégia de e-mails (das palestras)

No início do evento, enviamos um e-mail antes de cada palestra e logo no primeiro dia tivemos 9 palestras, ou seja, no final do dia cada participante recebeu 9 e-mails meus.

Muitos queriam me matar!

Mudamos logo no segundo dia do evento essa estratégia, enviando apenas as palestras do dia todo.

Comunidade no facebook ao invés de evento

Não crie evento no facebook, crie uma comunidade e alimente ela!

É claro o crescimento na interação durante os dias do EADSUMMITt e como o nível de compartilhamentos expandiu.

Ao criar evento online, utilize vídeos!

É possível notar que o nível de engajamento cresceu muito nos dias de evento e grande parte disso provém do uso de vídeos, que são dinâmicos e provocam uma proximidade maior com quem está assistindo.

Portugal: criar evento online significa ser internacional

Não exclua Portugal ou países que falam português do seu público.

Essas pessoas estão muito ligadas em comunidades brasileiras e precisam de atenção.

Uma parte considerável do nosso público veio de outros países que falam português.

Outros benefícios que identificamos ao criar evento online

Relacionamento próximo com parceiros

• Capilaridade
• Muito Material produzido

Cada palestra pode ser transformada em texto, e-books, guias, incentivos.

E dependendo da palestra, é possível extrair até mais de 2 ou 3 materiais. O que estamos fazendo agora?

Transcrevendo todos os webinars e criando landing pages com esse conteúdo.

Mais conteúdo, melhor ranqueamento em palavras-chaves no Google, melhoria na exposição e alcance da marca gerando mais leads para nós e para os parceiros!

• MAIS LEADS
• Equipe unida!

Resultados finais de criar evento online

• Leads!
• 22 parceiros próximos
• 28 materiais aproveitados
• Vendas

Convido você para assistir as palestras do evento, elas estão disponíveis em EADSUMMIT.

O resultado de criar evento online foi melhor do que esperávamos e a expectativa para os próximos é alta!

Espero que se você for aplicar esse método, tenha muito sucesso!

Caso tenha alguma dúvida ou sugestão para o próximo evento ou artigo pode me enviar um e-mail: rafael.silverio@eadbox.com, será um prazer 🙂

Um agradecimento especial para todos os palestrantes e parceiros que confiaram no nosso trabalho e fizeram o evento acontecer.

• Anselmo Massad e Ederson Varela – ContaAzul
• Francisco Leta – Wise Up
• Célio Antunes – Impacta
• Michelly Fogaça – Resultados Digitais
• Renato Mesquita, Diogo Romero e Juliana Ribas Rock Content
• Mateus Rabello – Moskit CRM
• Pedro Filizzola e Guilherme Valgas – Sambatech
• Helena Fragomeni – Asterisco Online
• Juliana Back – Humantech
• Manoela Tagliaferro – Universidade Positivo
• André Perdomo – Estude Vendas
• Paulo Felix e Hélio Azevedo SalesTalent
• Silvia Mara – IBDIN
• Jean Vidal – Conexorama
• Alexandra Caetano – Negócios
• Digitais na prática
• Augusto Gogola – Panda Comunicação
• Thiago Alves – Ideia no ar
• Luisa Barwinski – MOT Digital
• Luciano Kalil – SitePX
• Rodrigo Alvarenga – HAG Consulting
• Felipe Souza e Daniel Antonucci – CRM Educacional
• Fernanda Godoy – Prando Godoy.

Um abraço e até a próxima!